Wer Fördermittel für ein Projekt sucht, fängt meist bei den Förderprogrammen an. Das ist verständlich, hat aber einen Haken: Die Projektidee wird an die Bedingungen eines Programms angepasst, bevor Bedarf, Ziele und Maßnahmen geklärt sind.
Ein Konzeptpapier beginnt an einer anderen Stelle. Es beschreibt das Vorhaben zuerst ohne Blick auf eine bestimmte Förderquelle. Recherche und Antrag bauen später darauf auf.
Was ist ein Konzeptpapier?
Ein Konzeptpapier ist eine geordnete Beschreibung des geplanten Projekts. Es ist kein fertiger Förderantrag und auch keine lose Ideenskizze, sondern liegt dazwischen: Es hält fest, was sich das Team überlegt hat, so dass andere es nachvollziehen können.
Hinein gehören:
- Ausgangslage und Bedarf: Welches Problem besteht, wen betrifft es, und woran sieht man das?
- Projektidee: Mit welchem Ansatz soll das Problem bearbeitet werden?
- Zielgruppe: Wer soll erreicht werden? Welche Voraussetzungen, Bedürfnisse und Zugangshürden gibt es?
- Projektziele: Was soll sich durch das Vorhaben ändern?
- Maßnahmen: Welche Aktivitäten braucht es dafür?
- Ergebnisse und Wirkungen: Was entsteht unmittelbar, und welche Veränderung wird angestrebt?
- Projektorganisation: Wer setzt um? Welche Partner, Kompetenzen und Ressourcen werden gebraucht?
- Finanzierungsbedarf: Welche Personal-, Sach- und Organisationskosten fallen voraussichtlich an?
- Verstetigung: Wie geht es nach Ende der Förderung weiter?
Wie umfangreich das Papier wird, hängt vom Projekt ab. Für ein kleines Vorhaben reichen zwei Seiten. Bei großen oder organisationsübergreifenden Projekten lohnt sich eine ausführlichere Konzeption.
Warum das Konzept vor der Recherche entstehen sollte
1. Programme lassen sich gezielter finden
Je genauer Ziele, Zielgruppen und Maßnahmen beschrieben sind, desto genauer wird die Recherche. Suchbegriffe wie „Soziales“, „Bildung“ oder „Digitalisierung“ liefern viele Treffer, die wenig mit dem Projekt zu tun haben. Ein konkretes Vorhaben lässt sich dagegen über Fachthema, Zielgruppe, Projektform und gewünschte Wirkung suchen. Wie das praktisch geht, steht im Artikel Fördermittel recherchieren: Warum Suchbegriffe den Unterschied machen.
2. Die Förderfähigkeit lässt sich prüfen
Ob ein Projekt zu einem Programm passt, kann man erst beurteilen, wenn es konkret genug ist. Geprüft werden zum Beispiel:
- die antragsberechtigte Organisation,
- die Zielgruppe,
- die fachliche Ausrichtung,
- die zulässigen Maßnahmen,
- die Laufzeit,
- der Finanzierungsbedarf,
- der nötige Eigen- oder Kofinanzierungsanteil.
Das Konzeptpapier ersetzt diese Prüfung nicht, liefert aber die Angaben, die man dafür braucht. Eine Prüfmatrix dazu finden Sie unter Förderrichtlinien richtig lesen und Förderbedingungen prüfen.
3. Projektentwicklung und Akquise bleiben getrennt
Ein Förderprogramm setzt Schwerpunkte, bevorzugt bestimmte Zielgruppen oder schließt Maßnahmen aus. Für den Antrag muss man das beachten. Das Projekt sollte dabei aber nicht seinen fachlichen Ausgangspunkt verlieren. Die Organisation muss weiter beurteilen können, welche Maßnahmen das Problem tatsächlich lösen. Das Konzeptpapier ist dafür der Bezugspunkt.
Vom Konzeptpapier zum Antrag
Das Konzept ist keine starre Vorlage. Während der Recherche kann sich zeigen, dass Teile angepasst werden müssen. Ein Programm verlangt vielleicht eine bestimmte Laufzeit, eine weitere Zielgruppe oder einen Kooperationspartner. Auch die Finanzierung kann dazu führen, dass Maßnahmen anders organisiert oder zeitlich verschoben werden.
Wichtig ist der Unterschied zwischen einer nötigen Anpassung und einer neuen Projektidee. Jede Änderung sollte sich aus den Anforderungen des Projekts und den tatsächlichen Förderbedingungen begründen lassen, und das fachliche Ziel muss erkennbar bleiben.
Für den Antrag wird das Konzept dann ausgearbeitet. Was vertieft, ergänzt oder in Formulare übertragen werden muss, bestimmt das jeweilige Programm.
Diese Fragen sollte das Konzeptpapier beantworten
Bevor die Recherche beginnt, sollte die Organisation mindestens Folgendes beantworten können:
- Welchen konkreten Bedarf bearbeiten wir?
- Worauf stützen wir diese Einschätzung?
- Welche Zielgruppe wollen wir erreichen?
- Was soll sich ändern?
- Welche Maßnahmen sind dafür nötig?
- Warum eignet sich unser Ansatz?
- Welche Ressourcen brauchen wir?
- Welche Partner und Kompetenzen müssen wir einbinden?
- Welche Kosten entstehen voraussichtlich?
- Welche Voraussetzungen müssen für die Umsetzung erfüllt sein?
Sind wichtige Fragen noch offen, bringt es meist mehr, das Projekt weiterzuentwickeln, als lange nach Programmen zu suchen. Für die Begründung von Bedarf und Zielen hilft der Problembaum mit Wirkungstreppe.
Zusammengefasst
Ein Konzeptpapier klärt das Vorhaben, bevor Förderbedingungen die Planung beeinflussen. Es hilft bei der Abstimmung im Team, erleichtert die Prüfung der Förderfähigkeit und ist die Grundlage für den späteren Antrag. Die Recherche beginnt also nicht mit einem Förderprogramm, sondern mit einem klar beschriebenen Projekt.
Hinweis: Ein Konzeptpapier ist eine interne Arbeitsgrundlage. Es ersetzt weder die Prüfung der Förderrichtlinie noch die Anforderungen eines Programms an den Antrag.
In der Förderwolke: Das Projektinterview fragt Ausgangslage, Zielgruppe, Ziele, Maßnahmen und Kosten der Reihe nach ab und schreibt die Antworten direkt ins Projekt. Daraus entsteht das Konzept, mit dem der Fördermittelscout passende Programme sucht.